Integritetspolicy

Integritetspolicy

Din Advokat Tollbäck ABs POLICY FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

1 Bakgrund och syfte

1.1 Din Advokat Tollbäck AB värnar om sina klienters, samarbetspartners och anställdas
integritet och är alltid mån om att följa gällande dataskyddsregelverk. Var och en har rätt till
skydd av de personuppgifter som rör honom eller henne.

1.2 Din Advokat Tollbäck AB har därför antagit denna Policy för behandling av
personuppgifter för att säkerställa att alla inom organisationen följer dataskyddsreglerna.
Det här dokumentet avser att ge dig som medarbetare närmare vägledning om hur du ska
behandla personuppgifter.

1.3 Den 25 maj 2018 börjar dataskyddsförordningen tillämpas. Den medför ett förstärkt
skydd för de personer vars personuppgifter behandlas och den ställer fler och hårdare krav
på organisationer som behandlar personuppgifter.

1.4 Om en behandling av personuppgifter skulle strida mot bestämmelserna i
dataskyddsförordningen finns risken för intrång i den personliga integriteten för de
registrerade, men även risken för skadat anseende för Din Advokat Tollbäck AB. Vidare kan
byrån dessutom bli skyldig att utge skadestånd eller påföras en administrativ sanktionsavgift
på upp till tjugo miljoner euro eller 4 % av den totala globala årsomsättningen, beroende på
vilket värde som är högst. För att undvika sådana konsekvenser är alla medarbetare skyldiga
att följa dessa riktlinjer.

2 Tillämpningsområde och omfattning

2.1 Policyn gäller för Din Advokat Tollbäck ABs anställda och konsulter, på alla marknader
och vid var tid.

2.2 Din Advokat Tollbäck ABs styrelse ska se till att denna Policy efterlevs, vilket bland annat
innefattar utbildning för anställda. Informationen till de anställda ska även innefatta
information om att överträdelse av policyn kan komma att medföra t ex arbetsrättsliga
konsekvenser.

3 Grundläggande principer

3.1 De grundläggande principer som beskrivs nedan ska alltid iakttas när personuppgifter
behandlas. Din Advokat Tollbäck AB ansvarar för och ska kunna visa att principerna efterlevs.

3.1.1 Laglighet, skälighet, transparens – Personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och
transparent i förhållande till den registrerade. Det innebär att varje typ av behandling ska
baseras på en giltig s k laglig grund, såsom exempelvis fullgörande av avtal, fullgöra en
rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse, berättigat intresse eller samtycke
(se avsnitt 5 nedan). Kan man inte identifiera någon laglig grund som är tillämplig för
behandlingen får behandlingen således inte utföras. Utgångspunkten för denna princip är
tydlig kommunikation med den registrerade om bl. a. för vilka ändamål personuppgifterna
behandlas, vilken typ av behandling som utförs, om och hur personuppgifterna delas med
andra, hur länge personuppgifterna lagras och hur man kommer i kontakt med Din Advokat
Tollbäck AB. De registrerade ska alltså ges tydlig och transparent information om
behandlingen av deras personuppgifter.

3.1.2 Ändamålsbegränsning – Personuppgifter får endast samlas in och på annat sätt
behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och de får inte senare
behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.

3.1.3 Uppgiftsminimering – Personuppgifter som behandlas ska vara adekvata, relevanta och
inte alltför omfattande i förhållande till ändamålen. Säkerställ att uppgifterna som samlas in
verkligen behövs och fråga inte efter information bara för att den kanske kan vara bra att ha.

3.1.4 Riktighet – personuppgifter som behandlas ska vara korrekta och om nödvändigt
uppdaterade. Vidta lämpliga åtgärder för att se till att felaktiga eller ofullständiga uppgifter
rättas, exempelvis rutiner för ändring av adress vid flytt med en sammanställning av system
och register där adressen lagras. Undvik dock att lagra kopior av uppgifterna i många system
i syfte att undvika felkällor och att inaktuell information sparas.

3.1.5 Lagringsbegränsning – Personuppgifter får inte lagras under längre tid än nödvändigt
med hänsyn till ändamålen med behandlingen. När uppgifterna inte längre behövs måste
dessa gallras, vilket innebär att de antingen måste raderas eller avidentifieras.

3.1.6 Principen om ansvarsskyldighet innebär att Din Advokat Tollbäck AB måste kunna visa
att dataskyddsförordningen efterlevs. Byrån måste därför exempelvis dokumentera
implementerade och planerade processer och åtgärder som avser dataskyddsfrågor. Vidare
ska det finnas ett register över alla typer av behandlingar av personuppgifter som utförs och
Din Advokat Tollbäck AB ska kunna redovisa ett sådant register för tillsynsmyndigheten när
så krävs.

4 Personuppgifter

4.1 Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk
person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter
är namn, kontaktuppgifter, lokaliseringsuppgifter eller faktorer som är specifika för en
persons fysiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Uppgifter som enskilt inte når
upp till kraven kan tillsammans ändå utgöra personuppgifter.

4.2 All behandling av personuppgifter omfattas av dataskyddsförordningen och dess regler.
Med behandling menas en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter,
som utförs helt eller delvis automatiserat. Även personuppgifter i e-post och i dokument på
servrar, i en enkel lista, på webbplatser och i annat ostrukturerat material omfattas.

4.3 Behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter,
religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av
genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en persons
sexualliv eller sexuella läggning (s k särskilda kategorier av personuppgifter) är som
huvudregel förbjuden. För att sådan behandling ska vara tillåten krävs ett giltigt undantag
från förbudet. De vanligaste undantagen är att den registrerade lämnat samtycke eller själv
offentliggjort uppgifterna, för att utöva rättigheter eller fullgöra skyldigheter inom
arbetsrätten, för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för
hälso- och sjukvårdsändamål.

4.4 Behandling av personnummer får bara utföras om det är klart motiverat med hänsyn till
ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat
beaktansvärt skäl.

4.5 Behandling av uppgifter om lagöverträdelser (fällande domar i brottmål och
överträdelser eller därmed sammanhängande säkerhetsåtgärder men sannolikt inte uppgift
om misstanke om brott) får endast behandlas i vissa särskilda fall. Som advokatbyrå får vi
behandla personuppgifter om (i) behandlingen är nödvändig för kontroll av att jävssituation
inte föreligger, (ii) enstaka uppgift som är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna
fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall eller (iii) för penningtvättskontroll.

5 Laglig grund för behandlingen av personuppgifter

5.1 En behandling av personuppgifter är endast laglig om och i den mån någon av följande
grunder är tillämplig.

5.1.1 Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att personuppgifterna behandlas för ett
eller flera specifika ändamål. Särskilda krav finns som måste vara uppfyllda för att samtycket
ska vara giltigt.

5.1.2 Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part
eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

5.1.3 Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Din
Advokat Tollbäck AB. Som exempel kan här nämnas kontrolluppgifter som lämnas till
Skatteverket.

5.1.4 Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse
för den registrerade eller för en annan fysisk person (t ex när det är fara för livet).

5.1.5 Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (t ex som
offentlig försvarare) eller som ett led i myndighetsutövning (t ex som Notarius Publicus).

5.1.6 Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Din Advokat Tollbäck ABs eller tredje
parts intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och
friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, (intresseavvägning). Vid
intresseavvägning tillkommer särskilda krav på dokumentation avseende den bedömning
som gjorts.

6 Säkerhetsåtgärder, behörighetsstyrning och åtkomst, radering

6.1 Personuppgifterna ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för
personuppgifterna med användning av tekniska och organisatoriska åtgärder.
Organisatoriska säkerhetsåtgärder kan innebära att behörighetskontroll används för de
system som innehåller personuppgifter, loggning av åtkomst till personuppgifter eller att
datorer och dylikt som innehåller personuppgifter ska förvaras så att obehörig åtkomst
försvåras och inte lämnas framme. Exempel på tekniska åtgärder som måste kontrolleras är
om advokatbyrån har tillräckliga back-up rutiner, tillräckliga brandväggar, lösenordskyddade
trådlösa nätverk, uppdaterat virusskydd, lösenordsskydd för mobila enheter såsom
mobiltelefoner och surfplattor, skydd mot obehörig intern åtkomst, lösenordskrav,
kryptering vid behov, loggning av, åtkomst till och användning av IT-system m m.

6.2 Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till
ändamålet med behandlingen. Genom att upprätta och följa en gallringsrutin för respektive
databas/behandling säkerställer man det strukturerade gallringsarbetet. Även
personuppgifter i så kallat ostrukturerat material såsom i dokument på servrar, i en enkel
lista, på webbplatser etc behöver raderas när ändamålet med behandlingen är uppfyllt.

7 Överföring till tredje land

7.1 För överföring av personuppgifter till länder utanför EU och EES (så kallad
tredjelandsöverföring) gäller särskilda regler. Dataskyddsförordningen innebär att alla EU:s
medlemsstater samt EES-länderna har ett likvärdigt skydd för personuppgifter och personlig
integritet och därför kan personuppgifter föras över fritt inom det området utan
begränsningar. För länder utanför det området finns däremot inte några generella regler
som ger motsvarande garantier och därför får tredjelandsöverföring endast ske under
särskilda förutsättningar. Det här berör varje form av överföring av information över
gränserna, t ex många online IT-tjänster, molnbaserade tjänster, tjänster för extern åtkomst
eller globala databaser m m och behöver analyseras särskilt. Se särskilt PM.

8 Konsekvensbedömning

8.1 Din Advokat Tollbäck AB har en särskild rutin på plats för att kunna identifiera och
hantera särskilda integritetsrisker inom verksamheten och för strukturerad uppföljning.
Särskilda risker för fysiska personers rättigheter och friheter kan exempelvis förekomma i
samband med en viss typ av behandling av uppgifter, särskilt känsliga uppgifter, behandling i
särskilt stor omfattning, användning av ny teknik eller dylikt.

8.2 Om en ny eller ändrad personuppgiftsbehandling i visst avseende sannolikt kan komma
att medföra hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter ska rutinen följas och en
bedömning göras av effekterna av de påtänkta behandlingarna för skyddet av
personuppgifter innan behandlingen påbörjas.

8.3 Innan sådan personuppgiftsbehandling påbörjas ska ett expert-företag kontaktas för
utredning om en konsekvensbedömning krävs och vid behov utförs konsekvensbedömning
tillsammans med den ansvarige genom [besvarande av vissa särskilda frågor, arbetsmöten
samt riskbedömning].

9 Registerutdrag och utlämnande

9.1 Dataskyddsförordningen ger de registrerade ett flertal rättigheter vad gäller behandling
av personuppgifter. Det är Din Advokat Tollbäck ABs uppgift att uppfylla dessa rättigheter
och tillse att tillräckliga processer härför finns för att tillmötesgå de registrerade.

9.1.1 Den registrerade har rätt till information när personuppgifterna samlas in. Denna
information ska tillhandahållas i en lättillgänglig skriftlig form med ett klart och tydligt språk.
I dataskyddsförordningen föreskrivs ett antal tydliga krav som måste vara uppfyllda och
kraven varierar beroende på om informationen har samlats in från den registrerade själv
eller från tredje man.

9.1.2 Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som tillhör
denne behandlas, och i sådana fall få en kopia av personuppgifterna (registerutdrag). Denna
rättighet gäller oberoende av den plats där personuppgifterna behandlas.

9.1.3 Om personuppgifter som behandlas är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade
kräva korrigering av uppgifterna. Om den registrerade visar att ändamålet för vilket
personuppgifterna behandlas inte längre är tillåtet, nödvändigt eller rimligt under
omständigheterna, ska de aktuella personuppgifterna raderas, om det inte finns några
lagbestämmelser som anger annat.

9.1.4 Den registrerade har rätt att överföra personuppgifter som denne lämnat till Din
Advokat Tollbäck AB till annan personuppgiftsansvarig (rätt till dataportabilitet) om
behandlingen stöds på de lagliga grunderna avtal eller samtycke. Personuppgifterna ska
tillhandahållas den registrerade i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
Om det är tekniskt möjligt kan den registrerade begära att uppgifterna överförs direkt till
annan personuppgiftsansvarig. Rätten gäller endast för de personuppgifter som den
registrerade själv har lämnat till Din Advokat Tollbäck AB.

9.1.5 Den registrerade har i vissa fall rätt att kräva att Din Advokat Tollbäck AB begränsar
behandlingen av dennes personuppgifter, d v s begränsar behandlingen till vissa avgränsade
syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när den registrerade anser att uppgifterna
är felaktiga och har begärt att personuppgifterna rättas. Den registrerade kan då begära att
behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.
När begränsningen upphör ska den enskilde informeras om detta.

9.1.6 Den registrerade har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som stöds på
legitimt intresse som rättslig grund. Vid en invändning ska byrån upphöra med behandlingen
om man inte kan visa tvingande legitima grunder för behandlingen som överväger den
registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen av personuppgifter
utförs för etablering, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

9.1.7 I vissa fall har den registrerade rätt att begära radering av sina personuppgifter (”rätten
att bli bortglömd”). Ett exempel är när samtycke är den lagliga grunden för behandlingen
och den registrerade återkallar sitt samtycke.

9.1.8 När personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har den registrerade rätt att
när som helst invända mot behandling av personuppgifter om denne. Om en registrerad
motsätter sig behandling av personuppgifter för direktmarknadsändamål ska behandling för
sådana ändamål upphöra.

10 Personuppgiftsincidenter

10.1 En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig
förstörelse, förlust, ändring eller obehörig åtkomst till personuppgifter. Exempel på
personuppgiftsincidenter kan vara stöld av kundregister, oavsiktligt avslöjande av
löneinformation via e-post till fel mottagare, en anställd tar hem en icke krypterad
arbetsdator som senare stjäls i ett inbrott och som leder till att information om anställda
eller kunder avslöjas, personuppgifter publiceras på webben av misstag, en bärbar dator
innehållande personuppgifter tappas bort eller stjäls, m.m.

10.2 Personuppgiftsincidenter kan behöva anmälas till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar
från upptäckten av incidenten om det är sannolikt att det föreligger en risk för fysiska
personers rättigheter och friheter. Inträffade incidenter ska dokumenteras och man kan
behöva underrätta berörda registrerade.

10.3 Vid en misstänkt personuppgiftsincident kontakta advokat Kristina Tollbäck
(personuppgiftsbiträde) omgående. Det är sedan hon som avgör om tillsynsmyndigheten
eller de registrerade behöver underrättas.

11 Övrigt

11.1 För definitioner avseende termer som används i den här policyn hänvisas till
dataskyddsförordningen.

11.2 Advokatsamfundet har utarbetat en vägledning för tillämpningen av EU:s
dataskyddsförordning i advokatverksamhet, vilken [finns tillgänglig på Advokatsamfundets
hemsida och vilken] hänvisas till för närmare information.

11.3 Denna policy ska uppdateras årligen eller vid behov baserat på instruktioner från Din
Advokat Tollbäck ABs styrelse.

12 Frågor Vid frågor som anknyter till behandling av personuppgifter, vänligen kontakta
advokat Kristina Tollbäck, 08-54510800 eller kontakt@dinadv.se

__________
Policy antagen av Din Advokat Tollbäck ABs styrelse den 25 maj 2018.